Khi muốn trao đổi với nhân viên về việc cải thiện hiệu suất làm việc, quản lý cần chuẩn bị kỹ, thể hiện sự thông cảm và hướng tới sự hợp tác. Dù việc tiếp nhận xét về hiệu suất làm việc có thể khó khăn, nhưng đây là cơ hội để quản lý giúp nhân viên trở nên mạnh mẽ hơn, giỏi hơn trong việc giải quyết vấn đề và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp. Thay vì chỉ trích, hãy xem cuộc trò chuyện này như một cơ hội để cùng nhau xác định mục tiêu phát triển chung.
Những cuộc trò chuyện này thật sự khó khăn vì cả hai bên đều có nhiều điều phải mất. Những đánh giá hiệu suất không tốt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lương và sự thăng tiến trong sự nghiệp của nhân viên. Nếu những phản hồi tiêu cực này làm họ bất ngờ, họ có thể bắt đầu tìm kiếm công việc mới.
Tuy nhiên, những thời điểm khó khăn này cũng là cơ hội để tăng cường mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên. Hãy xem những cuộc trò chuyện về hiệu suất làm việc khó khăn không phải là việc tìm lỗi, mà là cơ hội để cùng nhau xác định mục tiêu phát triển chung.
Chuẩn bị một tinh thần hợp tác
Khi nhân viên của bạn không đạt được kỳ vọng, hãy bắt đầu bằng việc mô tả thành công sẽ như thế nào và ai sẽ giúp họ cải thiện hiệu suất. Đây phải là mục tiêu chung giữa bạn và nhân viên để họ cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ. Bạn có thể nói, “Chúng ta cần trò chuyện thẳng thắn. Tôi muốn đưa ra những phản hồi rõ ràng và đảm bảo rằng chúng ta đang cùng nhau hướng tới sự phát triển của bạn.”
Trong cuộc trò chuyện, hãy dành thời gian để nhìn lại và hiểu rõ hơn về tình hình. Bạn có thể khởi đầu bằng cách yêu cầu nhân viên tự đánh giá hiệu suất làm việc của mình. Ví dụ:
- Hãy cùng nhau xem xét lại quá trình làm việc và những yếu tố ảnh hưởng đến nó. Tôi muốn bạn tự đánh giá hiệu suất làm việc của mình.
- Bạn đã hoàn thành tất cả mục tiêu và đáp ứng được kỳ vọng chưa?
- Bạn nghĩ gì về những điều đang làm tốt và những điều cần cải thiện?
- Nếu có cơ hội, bạn sẽ thay đổi hoặc cải thiện điều gì và vì sao?
Nghiên cứu cho thấy nhân viên thường coi trọng mục đích, tác động và ý nghĩa công việc, điều này làm tăng sự cam kết với tổ chức. Trước khi nói về việc cải thiện hiệu suất, hãy tìm hiểu về giá trị, mục tiêu mà nhân viên đặt ra. Điều này giúp cuộc trò chuyện tập trung vào sự phát triển cá nhân và chuyên môn, kết nối mục tiêu của tổ chức với ước mơ cá nhân của họ.
Trong quá trình đánh giá, hãy thảo luận về cách công việc hiện tại của họ liên quan đến mục tiêu sự nghiệp dài hạn. Bạn có thể thử những câu hỏi sau:
- Khi nghĩ về mục tiêu dài hạn, công việc hiện tại của bạn giúp bạn phát triển như thế nào?
- Phần nào của công việc bạn cảm thấy phù hợp với mục tiêu sự nghiệp, và làm thế nào để phát huy điểm mạnh đó?
- Bạn mong muốn học hỏi kinh nghiệm hay kỹ năng gì để hỗ trợ cho con đường sự nghiệp của mình?
Đưa ra nhận xét mang tính xây dựng
Hãy nói rõ ràng và cụ thể khi đưa ra nhận xét. Hãy đưa ra các ví dụ thực tế, không phải giả định, để nhân viên hiểu rõ cách công việc của họ không đáp ứng được kỳ vọng. Tránh sự mơ hồ.
Hãy lắng nghe ý kiến từ nhiều người liên quan và các thành viên trong nhóm để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tình hình. Điều này không chỉ giúp nhân viên nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, mà còn thể hiện sự cam kết của bạn với công bằng và sự bao quát, tạo ra một môi trường mở và minh bạch.
Khi nhận xét đến từ nhiều người, nhân viên sẽ khó lòng đổ lỗi cho bạn. Điều này nhấn mạnh rằng nhận xét là sự phản ánh của nhiều quan điểm trong nhóm. Mục tiêu chuyển từ việc đổ lỗi sang việc cùng nhau giải quyết vấn đề và phát triển. Mọi người đều muốn giúp nhân viên cải thiện. Cách tiếp cận này giúp nhân viên nhận ra sự cần thiết của sự thay đổi, chịu trách nhiệm và tự cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
Trong quá trình đánh giá, hãy thảo luận về cách công việc hiện tại của họ liên quan đến mục tiêu sự nghiệp dài hạn. Bạn có thể thử những câu hỏi sau:
- Khi nghĩ về mục tiêu dài hạn, công việc hiện tại của bạn giúp bạn phát triển như thế nào?
- Phần nào của công việc bạn cảm thấy phù hợp với mục tiêu sự nghiệp, và làm thế nào để phát huy điểm mạnh đó?
- Bạn mong muốn học hỏi kinh nghiệm hay kỹ năng gì để hỗ trợ cho con đường sự nghiệp của mình?
Khi bạn đã dành thời gian để nhìn lại và đánh giá tình hình, hãy đặt lại trọng tâm vào hiện tại. Đặt tông màu cho cuộc trò chuyện bằng cách nhận biết những điểm mạnh và mong muốn làm tốt của nhân viên. Nhấn mạnh sự thông cảm và hiểu biết sẽ cho họ thấy cuộc trò chuyện này không phải là chỉ trích mà là về sự phát triển. Bạn muốn họ biết rằng bạn tin rằng họ có thể cải thiện và bạn cùng với team sẽ hỗ trợ họ.
Hãy cung cấp phản hồi tập trung vào tương lai và khuyến khích nhân viên tưởng tượng. Ví dụ, “Nếu tình huống như thế nào, bạn sẽ xử lý như thế nào?” Việc đưa ra phản hồi như vậy giúp loại bỏ cảm giác bị chỉ trích và giúp nhân viên suy nghĩ về cách họ có thể cải thiện trong tương lai. Cuối cùng, chúng ta không thể thay đổi quá khứ.
Hãy nói rõ ràng về những kỳ vọng của bạn cho tương lai. Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rõ tiêu chuẩn và đồng lòng với mục tiêu của tổ chức. Như Zig Ziglar, một chuyên gia bán hàng và diễn giả, đã nói, “Một mục tiêu được đặt đúng cách đã đạt được nửa chặng đường.”
Để mang lại tinh thần tích cực cuộc trò chuyện, hãy thử hỏi:
- Những hành động hoặc hành vi cụ thể nào bạn nghĩ là cần thiết để hiệu suất của bạn phù hợp với mục tiêu và kỳ vọng của tổ chức?
- Chúng ta có thể hợp tác như thế nào để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ tiêu chuẩn hiệu suất trong tương lai?
- Tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào, và bạn cần những nguồn lực gì từ tổ chức (như đào tạo, phản hồi liên tục, kiểm tra, v.v.)?
Tiếp cận một cuộc trò chuyện về việc cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên đòi hỏi sự chuẩn bị, sự thông cảm và tập trung vào sự hợp tác. Việc tạo không gian cho tự phản ánh và hiểu rằng sự thay đổi là có thể giúp nhân viên chuyển từ cảm giác bị nạn nhân hóa sang cảm giác được trao quyền. Mặc dù việc nghe sự thật về hiệu suất làm việc hiện tại của họ sẽ khó khăn và có thể gây tổn thương, nhưng đây là một thời điểm dạy học mà các quản lý phải đón nhận để giúp họ trở nên kiên cường hơn và giỏi hơn trong việc giải quyết vấn đề và phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp.
