Bạn có bao giờ gặp khó khăn trong việc thuyết phục người khác không? Dù chỉ là một phương thức, quy trình công việc mới, nhưng đồng nghiệp của bạn đã quá quen với phương thức truyền thống nên việc chuyển đổi đối với họ dường như là quá nhiều. Hoặc bạn đang gặp khó khăn trong việc thuyết phục khách hàng? Đừng lo lắng!
Khiến người khác lắng nghe chưa bao giờ là đơn giản. Nhất là trong những năm tháng đầu của sự nghiệp, khi mà năng lực, kinh nghiệm khiến bạn chỉ là một quân cờ nhỏ bé trong mắt nhiều người. Để khắc phục được những nhược điểm này, chúng ta cần một chiến thuật hay một kế hoạch khôn ngoan. Bạn không thể cứ ném những dữ kiện thông tin, số má vào đối phương mà mong họ phản hồi với sự quan tâm hay hứng thú. Thú thật đi, ngay cả bạn cũng chán ngấy với những luồng thông tin đơn sắc, đơn sơ như vậy. Và thực tế phũ phàng sẽ diễn ra. Bạn sẽ dễ dàng bị từ chối. Vậy chúng ta cần làm gì khác?
Trước khi đi sâu hơn, hãy đến với 4 tình huống thường gặp, khiến bạn trở nên ý ẹ trong mắt đối phương. Hãy cùng nghiên cứu và tránh khỏi những tình huống sau nhé.
1. Khi ai đó gạt phăng ý tưởng của bạn.
Khi đang tranh cãi, đối phương chọn cách im lặng, hoặc bơ bạn luôn. Thật khó chịu phải không? Nhiều người sẽ kiên trì, tiếp tục duy trì câu chuyện bằng cách đưa ra thêm nhiều những dẫn chứng thuyết phục khác,…
Tuy nhiên thì, bạn có thể khiến đối phương tương tác lại chỉ đơn giản bằng những câu hỏi (dưới đây là các ví dụ tham khảo):
- Ý tưởng này thực sự tác động đến bạn như thế nào?
- Bạn có phản hồi gì về đề xuất của tôi?
- Bạn thậm chí có thể đi xa hơn bằng cách yêu cầu rõ ràng những phản hồi thách thức tư duy của chính bạn:
- Bạn thấy điểm mạnh và điểm yếu của ý tưởng này là gì?
- Những nhược điểm tiềm ẩn nào mà tôi đang bỏ qua?
Trong các cuộc hội thoại, bàn bạc hay thậm chí tranh cãi. Sự im lặng không phải lúc nào cũng đại diện cho sự đồng ý. Nhiều khi những lời phản hồi, ý kiến trái chiều lại đem đến một kết thúc đẹp cho câu chuyện. Khiến ý tưởng được đóng góp, hoàn thiện và hiệu quả hơn. Phản bác lại một ý kiến nào đó cũng thể hiện rằng bạn đang lắng nghe những gì họ nói, thay vì sự tĩnh lặng trong vô thức.
2. Khi đối phương quá gắt (Chống đối lại bạn)
Ai trong chúng ta cũng từng trải qua việc ai đó từ chối ý tưởng hoặc giải pháp của mình cho một vấn đề. Trong tình huống này, bạn có thể nghĩ theo bản năng: “Người này bị sao vậy?”; “Tại sao họ lại phản đối ý tưởng quy trình làm việc mới có lợi cho cả hai chúng ta?”; “Tại sao họ lại nhanh chóng bác bỏ một đề xuất mà tôi đã mất hàng tháng để chuẩn bị, hoàn toàn phớt lờ tất cả các nghiên cứu hỗ trợ nó?”
Bản năng của bạn có thể là phản ứng bằng cách chỉ ra những sai sót trong logic của người kia. Thay vào đó, hãy cố gắng nhìn nhận vấn đề từ góc nhìn của họ. Đặt những câu hỏi cho phép bạn khám phá những niềm tin, lợi ích và trải nghiệm sâu sắc hơn đang chi phối quan điểm của họ, chẳng hạn như:
- Hãy kể cho tôi thêm về những lo ngại của bạn …
- Một số ví dụ về những rủi ro bạn đang lo lắng là gì?
- Bạn có thể chia sẻ một câu chuyện về việc bạn đã thấy những thứ như thế này diễn ra sai lầm trong quá khứ không?
Bạn sẽ thường thấy rằng bên dưới những lời nói của ai đó là một kho thông tin và trải nghiệm khổng lồ khiến họ phản ứng theo cách đó. Dựa trên câu trả lời của họ, bạn có thể khám phá ra lý do tại sao quan điểm của họ hoàn toàn hợp lý đối với họ.
Chẳng hạn, bạn có thể biết được rằng khi các đồng nghiệp thay đổi quy trình làm việc trong quá khứ, nó đã khiến việc chia sẻ dữ liệu trở nên phức tạp hơn cho toàn bộ nhóm. Hoặc bạn có thể biết rằng khách hàng của mình nắm rõ các yếu tố thực tế mà đề xuất của bạn bỏ qua. Một khi bạn nhìn nhận vấn đề từ góc nhìn của họ, bạn có thể cập nhật quan điểm của mình hoặc đưa ra một lập luận phù hợp hơn. Ít nhất, bạn có thể hợp tác với họ để giải quyết những lo ngại của họ.
3. Khi cuộc tranh cãi trở nên vô nghĩa.
Hãy tưởng tượng: Bạn là một chuyên gia tư vấn marketing, bạn và đồng nghiệp đang thảo luận về cách giúp khách hàng quảng bá sản phẩm của họ trên mạng xã hội. Các bạn nảy ra một ý tưởng cả hai đều thích, và bây giờ các bạn đang thảo luận về cách trình bày nó. Đây có thể là chiến thắng lớn đầu tiên của nhóm bạn và cả hai đều hào hứng. Nhưng chỉ trong vài phút, cuộc trò chuyện bắt đầu cảm thấy căng thẳng. Dựa trên các cuộc thảo luận trước đó với khách hàng, bạn tin rằng họ sẽ thích một cuộc trò chuyện thân mật. Mặt khác, đồng nghiệp của bạn lại tin rằng một bài thuyết trình chính thức, với dữ liệu rõ ràng và có cấu trúc, là cách tốt nhất để thực hiện bài thuyết trình của bạn.
Khi cuộc trò chuyện tiếp diễn, bạn cảm thấy đồng nghiệp của mình không lắng nghe – họ chỉ đang đợi đến lượt nói. Họ cứ lặp đi lặp lại những điểm tương tự và không thừa nhận những điểm bạn đang đưa ra. Bạn cũng nhận thấy rằng mình cũng đang làm điều tương tự với họ.
Trong những tình huống như thế này, việc tạm dừng và kiểm tra xem bạn hiểu người kia đang nói gì sẽ rất hữu ích. Thay vì phản bác lại, hãy tóm tắt và “nói lại” cho họ những gì bạn nghĩ bạn đã nghe họ nói. Sau đó kiểm tra xem bạn có hiểu họ chính xác không:
- “Nếu tôi hiểu bạn chính xác, thì bạn lo lắng rằng khách hàng sẽ phản ứng tiêu cực với cách tiếp cận thân mật hơn?”
- “Dựa trên những gì bạn đang nói, có vẻ như bạn ưu tiên sự chuyên nghiệp và tính chính xác trong bài thuyết trình của chúng ta?”
- Tuy nhiên, trước khi tiếp tục, để tôi kiểm tra lại … Tôi nghe bạn nói rằng bạn tin rằng ____ vì lý do ____. Đúng vậy chứ?
- Nghe có vẻ mối quan tâm lớn nhất của bạn là _____. Tôi hiểu đúng chứ?
- Tôi tập hợp lại rằng bạn nghĩ cách tốt nhất để tiến về phía trước là _____ bởi vì _____. Cách suy nghĩ đó gần với suy nghĩ của bạn như thế nào?
Chiến lược đơn giản này rất mạnh mẽ vì nó cắt ngang kiểu phản bác qua lại và làm chậm mọi thứ. Nó cho phép bạn đảm bảo rằng bạn thực sự hiểu được quan điểm mà bạn đang tranh luận. Thông thường, bạn sẽ phát hiện ra rằng mình đã nghe nhầm hoặc hiểu lầm một điều quan trọng nào đó. Mẩu thông tin quan trọng này có thể dẫn đến bước đột phá mà cả hai bạn đều cần.
Quan trọng hơn, bạn đang chuyển hướng cuộc trò chuyện từ đối đầu sang hợp tác. Bạn đang thể hiện mức độ quan tâm của mình đến việc đạt được sự đồng thuận. Từ đó, bạn có cơ hội tốt hơn để tìm ra tiếng nói chung.
4. Đối phương đưa bạn vào tình huống tiến thoái lưỡng nan.
Đôi khi, một tiếng “không” của người khác khiến bạn lâm vào cảnh tiến thoái lưỡng nan. Có thể ai đó bác bỏ đề xuất của bạn về cách tiết kiệm chi phí cho một dự án nhưng không đưa ra phương án thay thế, mặc dù đề xuất ngân sách của bạn phải nộp vào ngày hôm sau. Hoặc có lẽ bạn được giao một dự án đầy thách thức đòi hỏi thêm nguồn lực, mặc dù yêu cầu về các nguồn lực đó của bạn đã bị từ chối.
Trong những tình huống này, bạn chắc chắn sẽ cảm thấy bế tắc hoặc không chắc chắn phải làm gì tiếp theo. Vì không có lựa chọn nào tốt hơn trên bàn, bạn có thể bị cám dốc đưa ra một lập luận được hỗ trợ bởi bằng chứng khác để hạ gục đối thủ. Nhưng cách tiếp cận này khiến bạn bị mắc kẹt giữa việc tranh luận giữa lựa chọn A hoặc B, thay vì hợp tác với phía bên kia để đưa ra các lựa chọn C, D và E.
Đây là lúc việc mời ý kiến từ người khác có thể mang lại lợi ích, vì họ có thể đưa ra một góc nhìn mà bạn chưa từng cân nhắc. Bắt đầu bằng cách tiết lộ tình trạng khó xử của bạn. Chia sẻ vấn đề mà sự không đồng ý của họ khiến bạn phải đối mặt, sau đó đặt ra một câu hỏi mời họ cùng bạn khắc phục sự cố, chẳng hạn như:
- Nếu chúng ta không làm theo những gì tôi đề xuất – hoặc tìm ra một lựa chọn thay thế tốt hơn – tôi lo lắng rằng chúng ta sẽ hết thời gian và tài nguyên. Bạn sẽ tiếp cận tình huống khó xử này như thế nào?
- Ngoài những gì tôi đang cân nhắc, có cách nào khác để nhìn nhận vấn đề này không?
- Nếu bạn ở vị trí của tôi, bạn sẽ vượt qua thách thức này như thế nào?
Có thể bạn sẽ cảm thấy ngại ngùng khi thừa nhận rằng mình không biết phải làm gì và yêu cầu giúp đỡ, nhưng việc làm như vậy thực sự mang lại sức mạnh. Bạn không chỉ giúp người khác có thêm thiện cảm với những gì bạn đang phải vật lộn, mà còn có khả năng đưa ra một giải pháp thậm chí còn tốt hơn ý tưởng ban đầu của bạn.
