10 cách tốt nhất để tối giản hoá cuộc họp hàng tuần

Họp báo cáo đầu tuần là một trong những cách tuyệt vời nhất để các nhà quản lý làm việc với cấp dưới của họ. Đây là khoảng thời gian để mọi người chia sẻ ngắn gọn những khó khăn, kết quả của tuần vừa rồi và đặt những câu hỏi về bất kỳ vấn đề hay kế hoạch của tuần mới.

Trong khi nhiều công ty / cá nhân biết được tầm quan trọng của các buổi họp đầu tuần định kỳ và cảm thấy tích cực, ngược lại nhiều tổ chức / cá nhân lại xem đây chỉ là “buổi trả bài” thủ tục và không hề có động lực khi tham gia. Vậy, làm sao để biến quãng thời gian “thủ tục” này trở nên có ích? Câu trả lời là hãy tham gia cuộc họp một cách “có chủ đích”.

Hãy thử nghe 10 thành viên của Hội đồng Doanh nhân Trẻ (Young Entrepreneur Council) chia sẻ 10 cách để một nhà quản lý / nhà lãnh đạo biến các cuộc họp hàng tuần trở nên hữu ích và hấp dẫn hơn cho nhân viên của mình.

1. Chia sẻ “3 mục tiêu ưu tiên trong tuần”

Giao tiếp và chia sẻ là chìa khoá gắn kết mọi người trong bất kỳ một môi trường làm việc nào. Trong cuộc họp hàng tuần, hãy đề nghị mỗi thành viên trong nhóm liệt kê 3 mục tiêu hoặc 3 đầu mục sẽ tập trung thực hiện trong tuần. Điều này được cho là sẽ hiệu quả hơn là đọc “suông” tất cả các việc sẽ làm trong tuần. Nó giúp cho mỗi cá nhân sẽ xác định được mục tiêu chính của bản thân trong tuần, tạo ra một nguồn động lực rõ ràng và chắc chắn hơn.

2. “Ăn mừng” những thành tựu đạt được

Tạo sự gắn kết cho tập thể bằng cách hỏi từng thành viên trong nhóm về những gì “tốt đẹp” đã diễn ra trong một tuần qua cả về mặt chuyên môn và cá nhân. Sau đó hãy tán dương những kết quả đạt được và sẽ tốt hơn nữa nếu đó là một lời cảm ơn đến từ người quản lý / lãnh đạo. Khích lệ cả nhóm cùng ăn mừng cho “chiến thắng” của nhau để rút ngắn khoảng cách giữa những cá nhân trong tập thể.

3. Cố gắng giữ cho cuộc họp ngắn gọn nhất có thể

Cuộc họp đầu tuần quan trọng và mang lại nhiều điều tích cực nếu được triển khai tốt, tuy nhiên đừng kéo dài nó hơn mức cần thiết. Hầu hết những mọi người đều sẽ rất bận rộn và ngày đầu tuần với một “danh sách dài” những đầu việc cần hoàn thành, việc kéo dài cuộc họp chắc chắn sẽ lấy thời gian cá nhân của các thành viên. Hãy tôn trọng thời gian riêng của mọi người, điều đó sẽ khiến nhân viên hạnh phúc hơn.

4. Ghi nhận và tạo động lực cho nhân viên

Hãy khiến cho buổi họp hấp dẫn và “truyền cảm hứng” hơn! Các nhân viên của bạn đã trải qua một tuần vất vả, chúng ta không cần một lời nhắc nhở về những nhiệm vụ hoặc đầu việc cần phải hoàn thành nữa. Hãy để điều đó ở phần sau buổi họp, còn trước đó, hãy dành một lời động viên hoặc một tràng pháo tay (hành động này có lẽ khá lạ đối với văn hoá người Việt chúng ta) cho nhân viên. Họ không phải là một cái máy hay một con robot, họ là những con người, mà con người thì luôn tìm kiếm sự chú ý, công nhận và khao khát khẳng định bản thân.

5.  Đảm bảo cuộc họp luôn hướng tới mục tiêu đề ra

Khen thưởng là điều nên làm, nhưng đừng chỉ nêu ra những kết quả, tiến bộ đã đạt được trong một tuần qua. Đặt những thành tựu đó xuống “chiếc bàn đạp” bên dưới để tiếp tục hướng đến những mục tiêu xa hơn.

Chúng ta đã đạt được kết quả X, tốt đấy! Nhưng so với mục tiêu và kế hoạch đã đề ra thì đã đi được bao nhiêu % rồi? Với tốc độ này chúng ta có thể hoàn thành chỉ tiêu không? Nếu không thì rõ ràng, chúng ta cần phải tăng tốc.

Hãy giữ cho mục tiêu đã đề ra luôn phải nằm trong “tầm ngắm”!

6. Hãy hỏi 3 câu hỏi sau

• Bạn đã làm được gì trong tuần qua?
• Bạn sẽ làm gì trong tuần này?
• Những trở ngại nào mà bạn đã (hoặc dự đoán sẽ) gặp phải?

Những câu hỏi vào thẳng trọng tâm sẽ giúp cho cuộc họp ngắn gọn. Bên cạnh đó, nó sẽ giữ cho mọi người luôn tập trung vào mục tiêu chung của cả nhóm. Nó mang lại tính nhất quán và tinh thần trách nhiệm cho từng cá nhân trong nhóm.

7. Thử thay đổi “người cầm lái”

Lâu lâu hãy thử trao quyền cho thành viên trong nhóm “điều hành” buổi họp thay cho bạn. Việc các thành viên trong nhóm giao tiếp với nhau có thể sẽ “thoải mái” hơn việc các thành viên giao tiếp với một mình bạn. Gợi ý là hãy trao quyền “cầm bánh lái” cho các trưởng nhóm hoặc những người sẽ “được hưởng lợi” từ việc này (ví dụ: những nhân viên cần cải thiện khả năng giao tiếp, lãnh đạo hoặc thường những việc liên quan đến tổ chức các buổi họp, sự kiện,…). Bạn sẽ ở vai trò người hỗ trợ để đảm bảo buổi họp diễn ra suôn sẻ và kịp lúc.

8.  Xác định rõ những người thực sự cần tham gia

Mặc dù rõ ràng các cuộc họp đầu tuần là cần thiết, tuy nhiên vẫn có thể có những cá nhân không thực sự cần thiết tham gia buổi họp. Đừng bắt ép để làm lãng phí thời gian của họ và thời gian của cả nhóm.

9. “Gọt bỏ” những thông tin không cần thiết

Cách tốt nhất để tối giản hoá cuộc họp hàn tuần là lược bớt đi những thông tin không cần thiết. Khi bạn lên kế hoạch cho buổi họp, hãy xử lý những gì có thể làm qua mail, chat hoặc call riêng. Giữ cho cuộc họp gọn nhất có thể và đảm bảo rằng không ai sẽ cảm thấy phiền khi phải lãng phí “năng lượng” của mình vào trong buổi họp.

10. Xác định những điểm quan trọng mà nhân viên cần báo cáo

Và cuối cùng để buổi họp thành công trọn vẹn, việc theo dõi và quản lý công việc hiện tại của tất cả các thành viên (bằng bảng tính excel hoặc bất kì thứ gì mà bạn quen dùng) sẽ đảm bảo cho bạn nhìn ra được những điểm chính mà nhân viên của bạn cần báo cáo.  Bằng cách đó, bạn vừa có thể cập nhật KPI của họ và giúp họ tiếp tục đi đúng hướng. Nếu có vấn đề gì đó xảy ra, bạn sẽ hỗ trợ kịp thời để đảm bảo nhân viên của bạn sẽ hoàn thành KPI.

Nguồn bài viết: Forbes